清代檔案名詞

關於皇帝諭旨

上諭檔 亦稱「上諭簿」、「上傳檔」。清代軍機處所存皇帝諭旨匯抄。清制,凡皇帝應發布的諭和旨,由軍機大臣或軍機章京起草,呈皇帝閱定後發布,雖改亦不另謄抄。諭旨在交發之前,由軍機處錄存於簿,每項草擬稿件,按日銷毀。軍機處抄存上諭,每月一冊,時稱「現月檔」;又根據現月檔,另修副本一份,按春、夏、秋、冬四季分裝成冊,稱之「四季檔」,統稱「上諭檔」。錄存上諭,成為軍機處的一種存檔制度,上諭檔乃成為皇帝發出的各項諭旨的唯一抄存件。中國第一歷史檔案管收藏有此檔千餘冊,起自雍正年間(1723-1735),迄於宣統三年(1911),少有佚失。為研究清史的珍貴材料。
絲綸簿 明清時內閣錄存皇帝對官員題本批示的簿冊。始於明。清制,官員之題奏本章,每日由內閣交六科發抄,均由當值之內閣中書詳錄本章之批紅並摘記事由,每月一冊,以備參考,其名稱取「王言如絲,其出如綸」之義。
綸音簿 清代軍機處所立檔冊之一。抄存皇帝如日常政務所發諭旨外的特降之諭旨的簿冊。
寄信檔 清代軍機處所立檔冊之一。匯抄的以電報發出的皇帝之寄信諭旨。
述旨 清制,軍機處承旨後,由軍機大臣交軍機章京草擬諭旨,軍機大臣閱審無誤,抄清後由軍機大臣交內監進呈皇帝閱定,謂之「述旨」。
馬上飛 清代皇帝的緊要諭旨和地方發生緊急事件的報告或緊要軍報,由兵部捷報處發驛,註明日行里數。沿途各驛站,均依照限定之里程,準備馬匹和人員。日行三百里者,時稱「馬上飛」。
封駁 古代皇帝頒發的詔敕,如有不妥之處,可以封還不發。順治初年規定,凡部院衙門及督撫本章已經奉旨後,若六科認為有不便施行之處,允其執奏封還;若係內閣所擬票簽、批本錯誤,或本章內事理未協,均准其予以駁正。
改簽 內閣代皇帝對題本提出的處理意見,經皇帝審閱認為不妥,遂交下,令內閣改擬票簽,稱之改簽。凡遇有此種情況,常由皇帝發下摺本,經御門聽政商酌後,再命內閣改簽呈報。
批紅 即批示題本,因以紅筆,故名。
存記 軍機處在為皇帝辦理文書時,常遵照皇帝的指示,將某項待辦事件或諭旨予以紀錄,有待日後遇有類似情況時參照辦理;或某項諭旨先行登記,待到某時公佈。記載存記的檔冊名為「存記檔」。存記之事件辦過之後,如可註銷者,則即時銷除;如應長期遵行者,則永存備查。
隨手登記檔 簡稱「隨手檔」。清軍機處收發文件的登記簿。由值日章京逐日將所收到的奏摺和呈遞的片、單,所奉到的諭旨等,詳悉分別登載入冊。乾隆時為每年一冊;後改為春夏二季一冊,秋冬二季一冊;道光後,中外交涉日繁,諭摺漸多,遂改為每季一冊,收儲備查。中國第一歷史檔案館收藏有自乾隆元年(1736)至宣統三年(1911)的該項檔簿七百餘冊。此項檔簿軍機處曾作為檢索檔案之總目使用。它清楚地記載了軍機處逐日辦理過的奏摺和諭旨,對了解當時上下文書往來的詳細狀況,提供了準確的紀錄;對研究清代的文書與檔案工作,亦具有參考價值。

上奏文書

本章 奏本、題本統稱,是通過內閣文書處理系統進行處理的文書。
題本 明清高級官員向皇帝奏報政務時使用的主要文書。始於明永樂22年(1424),清沿之,至光緒27年(1901)改行新政,諭令除賀本外,一切奏事停用題本,改用奏摺。清代題本為折扣式。各直省題本送京,需經通政使司查驗款式及有無逾限,然後送內閣,稱之「通本」;在京各衙門題本皆逕送內閣,稱之「部本」。
奏本 用於本身私事。雍正七年議准,各官到任、升轉、加級、記錄、寬免降罰、降革留任、特荷賞賚謝恩、代所屬官員謝恩,均用奏本。奏本用作本人私事,其作用地位大大降低,後於乾隆13年(1748)取消。
摺奏 清代奏疏中由軍機處系統承擔主要文書處理任務的文書有(1)奏摺及其夾片、還有(2)軍機處本身上呈的奏片,統稱為摺奏。
奏摺 奏報公私事宜時使用的上行文書。始於清康熙朝。初為皇帝派往外地任職的親信官員,向皇帝問候安康時使用的,但往往隨摺陳報一些地方情形,皇帝也常在閱看摺子時,有所批示。清政府「改題為奏」,題本被廢止,奏摺遂成為唯一的奏陳文書。奏摺具有密封直達御前,而且具有結構清晰、文字表達流暢、便於閱看等特點,是由軍機處文書處理系統處理的文書,只有發抄一環是由內閣負責。
內摺(部摺) 在京各衙門所上的奏摺。
外摺 在外地方官所上的奏摺。
會奏摺 若干衙門會議,各官聯名具奏。
奏摺處理程序
  1. 外摺由驛遞或遣專差,外摺由筆貼士,交奏事官,在奏事處登記檔案;
  2. 奏事太監轉奏皇帝閱覽,先外摺,後內摺。
  3. 每日奏摺經皇帝批閱後,於清晨寅、卯二時發下,內奏事處即將硃批奏摺等送交軍機處,軍機章京分送軍機大臣互相閱看,稱「接摺」。
  4. 硃批「另有旨」、「即有旨」及未奉硃批之摺,軍機大臣皆另存黃匣,捧入請旨辦理,稱為「見面」。
  5. 軍機大臣承旨後,撰寫明發諭旨、寄信諭旨或隨旨,或交片。寫畢校對核閱無訛,送內奏事處呈遞皇帝閱定,稱「述旨」。述旨或欽定,或經硃筆改正(過硃),再由內奏事處發下軍機處,稱「事下」。
  6. 值日章京將本日所接奏摺,所奉諭旨,所遞片單,分別載入「隨手檔」,註明處理辦法。「明發」交內閣滿票簽處傳抄,稱為「閣抄」,「寄信」或交兵部捷投處驛遞,隨旨交各部院速議速辦者,即專交各部院,稱為「交發」。
  7. 奏摺在發還原奏摺人之前,大多要經軍機處錄副,凡奉有硃批之摺,發抄不發抄,皆另錄一份,稱為「錄副」。
  8. 值日章京將本日所接各省原摺各歸原函繳入內奏事處,謂之「交發」。外摺或由兵部捷投處驛遞,或由專差賚回,也稱為「交發」。內摺則由奏事處傳旨給領,每日清晨發交各衙門領回,或交是日召見之大臣給領,也稱為「事下。」
賀摺 奏摺的一種。為清代官員向皇帝祝賀專用。何事、何時進呈賀摺均有定例,不得違例和誤期;其內容均為歌頌之詞。
請安摺 奏摺的一種。清代官員向皇帝問安之文書。初多為派往地方之親信官員,向皇帝請安問候之用,後雖漸用於奏事,仍多於言事之前,先向皇帝問安。當奏摺正式用於奏報政務後,曾禁止於奏事摺內問安,並規定每封奏摺內另具一請安摺。官員專遞請安摺亦有規定,如皇帝出巡、回鑾等日應遞等。何官、何事、何時遞請安摺均有明確規定,不得違例。
夾片 (又稱附片) 清代奏疏除條陳外,都是一文一事,一些事件份量較輕,不必獨立繕成一摺,或是還有不便在原摺中敘述之事,就用夾片形式附在奏摺內,與奏摺一併呈上。有的奏摺可帶二、三夾片,皇帝也可在其上做硃批。夾片不具上奏人姓名、日期,所數不盡與原摺同為一事。
票擬 凡官員進呈皇帝的題本,先由內閣提出批復或批辦的處理意見,寫於票簽之上,附於本內進呈,以供皇帝定奪,時稱「票擬」。
票簽 票擬所用的紙簽。始於明,清沿制。清代的票簽,均用白宣紙製作,約長23厘米,寬13厘米。參見「票擬」。
草簽 文書名稱。清制,內閣代皇帝草擬對題本的批復時,先由滿、漢票簽處侍讀等檢閱本章,擬出滿、漢文之票簽,是為「草簽」。草簽由內閣大學士審定後,交票簽處中書謄正,是為「正簽」。內閣以正簽夾於題本內進呈皇帝擇定。
承旨 軍機大臣面授逐件將應下達的皇帝旨意。清制,凡內外官員的奏摺,均由奏事處進呈皇帝親自拆封閱批,每日將已批閱的奏摺,發下軍機處辦理。軍機處接摺後,由軍機大臣分別閱看,凡皇帝批有「另有旨」、「即有旨」,或雖未奉有明確批示確立有應隨摺交之諭旨等摺,皆由軍機處將奏摺貯於?匣內,軍機大臣捧入向皇帝請旨。
發抄 清制,凡內外官員的題本、奏摺,經皇帝批閱後,其事涉在經各衙門應遵辦、知道或議定者,皆將原題、奏及皇帝批示,抄交該衙門,謂之「發抄」。題本由內閣將批紅後之本章發交六科,六科每日派給事中一人赴閣接本,然後根據本章內容所涉,事屬某部主辦者,即由該科抄出滿漢文本,交予該部遵辦,是為「正抄」;如本內之事尚涉及他部者,意送有關之科抄交,謂之「外抄」。兩者統稱「科抄本」。
傳抄 內外官員上報皇帝的奏摺,經皇帝欽閱批示後,發交軍機處辦理和存檔。如事涉在京各部院衙門應辦者,即由軍機處將奏摺發交內閣,由內閣轉傳各該衙門到閣抄回辦理,時稱為「傳抄」;若有上諭應交辦者亦如之。參見「發抄」。
錄副 清制,官員上呈皇帝的奏摺,經批閱後,均發交軍機處辦理。軍機處接到交下之奏摺,其中經皇帝親筆批示的包括勾、圈、點、杠等,均應照錄一份,時稱錄副。軍機處即以所錄之副摺發抄和存檔。凡批示「該部議奏」、「該部知道」或批「知道了」、「覽」等字樣而事涉某部應辦者,即由軍機處將所錄副本送給內閣滿票簽處,由內閣轉傳關係衙門派員赴內閣抄回遵辦,內閣隨時將軍機處發抄之副摺退回。各官員之題本、奏摺,經內閣發抄後,在京各部院衙門才能正式據此遵行。
留中 始於漢代。清制,內外關於進呈皇帝的奏摺文書,經奏事處遞進,皇帝拆封批閱後,將原摺留於宮中不交下,時稱「留中」。皇帝留中之奏摺,多為官員的密參、密報事件,皇帝認為所奏之事不宜宣洩者,或官員自己請求留中。凡官員之奏摺留中,皇帝傳告軍機處,軍機處即通知原奏人。
清檔 軍機處替皇帝撰擬諭旨和辦理奏摺,每日由值日章京將所擬之各項諭旨、所遞傳之片單,按類依次登抄於簿;各項草擬稿件,由值日章京會同領班章京檢齊銷毀,時稱「清檔」。
月摺 亦稱「月摺檔」。檔案名稱。清制,官員的奏摺,凡以滿文書寫上呈者,經皇帝硃批後,軍機處除與漢文摺同樣錄副、發抄及歸箍存檔外,均按「軍務」、與「尋常」兩項,逐日分別全文登抄於簿,時稱「月摺」。其目的是為修史準備材料。
月摺包 清代奏摺錄副存檔保管制度。清制,凡官員進呈皇帝的奏摺,經皇帝批閱後,如事涉在京各衙門需知道或辦理者,則由軍機處將錄副之摺發交內閣,由內閣傳知關係衙門抄回辦理,抄罷繳回錄副摺,軍機處合之未奉硃批之原摺(即不另錄、亦不發還原奏人之硃批奏摺),每日歸為一箍,於箍上標明箍內摺片之作者、數量,每半月一包、匯存備查。因包面標明年、月,故時稱「月摺包」。北京的中國第一歷史檔案館大量收藏有此項檔案,是清代檔案重要組成部分。
繳回硃批奏摺制度 清制,硃批奏摺均即時發原奏人遵辦。原奏人接奉御批辦竣後,應將硃批奏摺繳還皇帝,不得留存。自康熙朝即有此規定,但執行不嚴。康熙六十一年(1722)十月二十七日雍正帝頒布上諭:「軍前將軍、各省督撫、將軍、提、鎮,所有皇父(指康熙帝)硃批旨意,俱著敬謹查收進呈。或抄寫、存留、隱匿、焚棄,日後敗露,斷不宥恕,定行從重治罪。京師除在內阿哥、舅舅隆科多、大學士馬齊外,滿漢大臣官員,凡一切事件,有皇父硃批旨意,亦俱著敬謹查收進呈。」此諭還申明了必須回繳硃批奏摺的原因,同時規定其本人所批密旨,嗣後一併繳回。皇帝在奏摺中所批的內容亦不得宣洩,若傳告他人,則以洩露軍機罪論處;私自抄存、隱匿不繳,必處以重典。繳回硃批奏摺遂成定制,終清一代未改。但硃批奏摺在辦完後的繳回時間駻繳回途徑,各朝不盡一致。有隨辦隨繳,也有按月匯繳;有由具奏人呈繳,也有呈軍機處或奏事處代繳。同治、光緒時規定按年匯齊交由軍機處匯繳。繳回的硃批奏摺均存於宮中各處。現存的清代硃批奏摺上有七十餘萬件。

其他

告示 舊時官府張貼以通告百姓的文書。民國後期一般多稱之為「布告」。
照會 明清時不相隸屬之官員或官署間行文的名稱。有甲、乙兩式。官階相等,用甲式。官階懸殊者,上對下用乙式。官府對地方紳士及外國公使、領事辦理交涉,均用甲式。民國後,惟國際外交文書用照會。
咨呈 文種名稱。古代用於中央和地方的高級官署間的平行文書。凡行文於地位較本署略高而無統屬關係之機關時用。始於明代,凡六部行文五軍都督府,各承宣布政使司行文六部,俱用之。清各省之藩、臬二司上六部及各督撫、將軍行文軍機處,也用咨呈。民國初年曾廢止。1914年5月,北京政府復規定:中央各部院、各地方最高級官署行文政事堂用咨呈,1916年7月改為各特任官署行文國務院用咨呈。國民政府於1927年8月規定,非直轄而等級較低之官署對於高級官署行文用咨呈。
說帖 文種名稱。清代屬員對長官有所建議或陳述而文字較長者,在正式呈文之外另附詳細說明之件。《清會典‧內閣》:「凡票擬雙簽、三簽、四簽,皆加說帖,申明義例。亦有單簽加說帖。」
知會 清代中央各衙署間使用的一種平行文書,似現代文書之「通知」。軍機處立有「知會簿」,為軍機處向各衙署發出知會之底簿,是其為皇帝辦理諭旨和處理奏摺中的對外行文。
剿捕檔 清代軍機處所立檔冊之一。內容為錄存有關歷次平定大型動亂和對少數民族用兵事件中所發布的上諭及少量官員上報的奏摺,亦間載有對外國的用兵。

資料提供:張力