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數位典藏

  中央研究院近代史研究所檔案館典藏有外交部門、經濟部門檔案及個人捐贈資料。外交部門檔案包含總理各國事務衙門(1861至1901年)、外務部(1901至1911年)、北洋政府外交部(1912至1928年),及近年來外交部寄存的國民政府時期的外交部檔案;經濟部門檔案包含自清末商部(1903年)成立以後迄1949年前中華民國各經濟部門,以及政府來台以後各經濟部會的相關文件;個人資料橫跨政治、經濟、學術文化界;均為研究近代中國及臺灣戰後歷史發展的重要史料。本計畫挑選重要的館藏檔案進行數位製作,建立檔案目錄及影像檢索資料庫,提供讀者網路申請使用,以促進近代史之研究與教育之推廣。

1. 數位化流程圖

 


2. 檔案整理

原檔案已按全宗、系列、冊層級作好整編,為配合影像製作必須逐冊拆卷、編寫每冊文件號及每冊文件之流水編號。檔案拆卷前須檢查全宗號、系列號、宗號、冊號與本宗函目是否相符,編頁作業依《外交檔案編頁規範》進行。整編時先將長寬均大於A3的檔案抽出,放入註記“A0”的白紙,依續編上流水號,並將抽出的檔案登錄在清單上。

 


3. 檔案目錄建置

檔案館影印每冊的檔案目錄,挑選Metadata中的基本欄位,依《外交檔案目錄建檔流程及規範》委外製作,採Excel格式建檔,完成一校一改後交還檔案館。

 

 


4. 檔案目錄校對

一校稿完成後,由檔案館負責人員合併、調整電子檔,並列印目錄進行二校。二校人員需根據《外交檔案目錄校對流程及規範》配合檔案原件進行目錄校對,並註記收發欄中人名、機關等相關資訊,以利權威控制作業。

 

 


5. 權威控制

權威控制的內容有三,第一是還原人名與職銜的全稱:由於外交檔案原始文件的目錄中的收發文者多僅是簡略註記,所以作業人員要根據檔案的正文及相關的參考書籍,補填人名及職銜全稱。第二是根據冊目錄製作國名與地名的權威控制:國名與地名的不同,或因譯名,或因行政沿革,現則選定一個名稱作為權威控制。第三是將建置完成的權威控制在檢索系統中進行連結。此項工作須核對檔案、查考史籍文獻,以具有史學背景、熟悉檔案內容者擔任為佳。


6. 數位影像製作

  • 檔案:數位影像製作採招標委外作業,為確保數位化影像之品質與完善的處理流程,並保護檔案原件不致受損,廠商必須將機器設備進駐近史所檔案館,進行掃描工作。影像規格為300DPI/TIFF格式,另轉製一份品質壓縮參數75%之JPEG光碟備分。由於影像規格高,掃描存檔長,操作人員可同時多機進行,唯同一宗檔案只能於同一部機器處理,以避免錯誤。影像掃描存檔後,交由後端裁切人員裁切、存檔,以上作業均須符合《外交檔案掃描規範》。
  • 大圖:所謂大圖為長寬尺寸超過A3(42*29.7cm)的資料,包括表單、地圖、契約、證書等。編頁時註記“A0”的白紙掃描後檔案會特別小,依檔案大小即可從系統中辨識大圖的位置,大圖掃描完成後,將影像插入。

7. 影像校驗

廠商完成初部數位影像製作後,須作預檢,再交由檔案館進行全數查核,廠商更正錯誤後,檔案館再進行複查,複查時採十分之一影像抽驗,影像檢驗標準必須符合《外交檔案影像檢驗規範》。檢驗過程中爭議性最大的為色彩,色差的產生可能來自多部掃描機有多種色調,也可能來自於同一台掃描機不同時間所產生的掃描色差。因此檔案館每月必須定時校色。校正方式為掃描色彩導表,一來比較不同機器的色度是否一致,二來每一台機器所掃描的色表須與前次所掃描的色表作比較,以看出同一台機器前後的色差度。

 


8. 圖文比對及影像備分

檢驗修正後影像,以宗為單位,儲存於100G抽取式硬碟交付館方資訊人員,製作一式兩份的磁帶備分。一份存於檔案館,一份存於計算中心。廠商並同時提供JPEG影像以硬碟交付館方,俟檔案館完成三校目錄後,進行圖文比對。數位化製程中由於專業分工的需要,目錄與影像往往採取分別製作的方式產生。數位影像的命名原則通常由館藏號而來,故檔案目錄中的館藏號資訊一方面是影像掃描製作的依據,另一方面則是影像備分及系統整合時的校正依據。

 

檔案館以「件」為單位進行圖文比,每一筆目錄應產生一筆該件的影像檔。比對時,可自實體檔案的電子目錄中擷取出館藏號欄位,製成「應掃檔案文號索引」,再自掃描後的影像檔名中產生「掃描檔案文號索引」,兩個索引檔的產生方式如。圖文比對後,由檔案館人員更正錯誤影像檔名,上傳計算中心主機後交還廠商燒錄光碟。


9. 建立電子資料庫

外交檔案Metadata經檔案館與Metadata小組協商並比對EAD款目後,完成Metadata需求規格書0.3版,並由計算中心開發著錄系統,將檔案分為全宗、系列、卷、件四層著錄格式。

 

 


10. 網站建置、系統開放

檔案館建置近代外交經濟重要檔案數位典藏網站,提供外交檔案數位典藏之相關文件及規範,並與計算中心合作開發管理、檢索系統。

 

 


檔案的徵集與整編


外交部門檔案

本所自1955年起陸續自外交部接收了清末至北洋政府時期之外交部門檔案,歷經多年的整理散檔、裝裱舊冊與分類編目,出版目錄彙編與外交史料彙編。近年又與外交部合作,將寄存的國民政府時期外交部檔案數位化並對外開放

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經濟部門檔案

自1966年起,近史所陸續獲得歷任經濟部長的支持,將經濟部庋藏的自清末至民國的經濟舊檔移轉近史所整理研究。經濟檔大致可分為兩類,一為1949年前大陸時期的經濟部門檔案,二為戰後台灣時期的經濟部門檔案

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個人、團體捐贈資料

近史所於1964年接收朱家驊先生檔案,之後陸續有重要之個人與團體資料入館。2002年檔案法施行,明定政府檔案定期移轉至檔案管理局,自此民間資料即成為本館的史料徵集重心。相較於官方檔案,其載體與內容更為多元

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館藏地圖

館藏的經濟檔案中含有數量可觀的各式地圖,極具經濟史、軍事史與地理行政沿革研究的參考價值。1991年完成整編,並出版目錄彙編。2004年與中研院計算中心合作執行地圖影像數位化,並建置檢索系統,提供讀者更便捷的利用

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